Cómo resolver problemes en ausencia del jefe

el agua al cuelloExisten ocasiones en las que te sientes perdido ante un conflicto cuando tu jefe no se encuentra y no hay con quien consultar una decisión importante; por ello es que he decidido darte algunos recomendaciones que te serán de gran utilidad para cuando se presente esa situación y estés preparado para ello.

Asume que existe un conflicto y que no se resolverá solo.

Así es y si retrasas la toma de decisiones será solo en el caso de que puedas consultar en un muy breve tiempo, a tu jefe o a la junta directiva o bien al especialista en el tema. El tiempo dependerá de la urgencia de resolver el problema pero generalmente no debe ser mayor de 24 horas.

Conoce toooodos los elementos que giran en torno al problema.

Por ejemplo:

Si quedó pendiente la autorización de la liberación de un recurso para poder fumigar en el fin de semana la oficina y hay varias cotizaciones de diversas empresas fumigadoras y tu jefe ya se encuentra de vacaciones, puedes contactarlo para verificarlo pero si esto no es posible y la plaga esta afectando de manera importante el almacén de materias primas, entonces debes actuar.

En ese caso deberás conocer todo lo relacionado con el problema, siguiendo con el ejemplo los elementos más importantes que debes conocer serían:

  1. En qué condiciones se encuentra el almacén;
  2. Antecedentes de las empresas cotizadas, es decir su prestigio, si están certificadas, etc.;
  3. Cuál es el costo de cada empresa;
  4. Qué cubre cada servicio;
  5. Cuál ha sido la empresa que se ha contratado de manera histórica;
  6. Cuál es la cantidad que se tiene presupuestada para ese servicio;
  7. La empresa tiene la capacidad para completar el servicio de acuerdo a las condiciones en que se encuentra el almacén, etc.

haz equipoHaz equipo.

Apóyate en el personal que se encuentre involucrado en el conflicto a resolver, siguiendo con el ejemplo anterior tendrás que solicitar informes detallados con carácter de urgente de la situación que guarda el almacén, un reporte detallado por parte del personal encargado de realizar las cotizaciones en relación a las características del servicio que cada empresa proporciona, en el departamento de contabilidad los costos y empresas contratadas para la fumigación, así como el recurso presupuestado. Es muy probable que no se cuente en ese momento con los detalles; por lo sin titubeos deberás solicitarlos de manera escrita, para evitar malos entendidos con respecto a exactitud de los datos que requieres al área correspondiente. Por otra parte ten en cuenta que es necesario que exista un antecedente del personal de quien recibes la información para que para que exista un referente responsable de esa información, recuerda que tendrás que justificar tus decisiones posteriormente y esos documentos serán lo que la soporte.

Pregúntate ¿Por qué ocurre el problema?

Rastrea la raíz del problema para que al momento de resolverlo no se presente nuevamente y evitar que la medida sea solo paliativa. Siguiendo con el ejemplo tal vez descubras que existe una plaga en una empresa vecina que aún no lo ha descubierto y por ende no lo ha controlado o bien la mercancía ya contiene plaga desde antes de llegar al almacén o tal vez exista algún hueco en el almacén por lo que entra y sale la plaga, por lo que fumigar solo eliminará la que se encuentra en ese momento pero se presentará nuevamente al entrar de nuevo más plaga.

Resolver rompecabezasPropón un plan de acción.

Una vez atendida la emergencia y si ya detectaste la raíz del problema documéntalo mediante el uso de datos, fotos y/o video que lo avalen es importante que generes un documento muy sencillo en el que propongas la forma en que se puede atacar el problema de raíz, el documento debería al menos contener lo siguiente:

  • Planteamiento del problema,
  • Antecedentes,
  • Efectos nocivos para la producción o pérdidas para la empresa (en términos porcentuales),
  • Causas del problema y su apoyo documental,
  • 2 alternativas de solución y sus respectivos costos (en tiempo y en dinero).

plan de accionVender la idea del plan de acción.

Una vez elaborado el documento cuida la redacción y el formato en que lo has elaborado pues recuerda que el jefe evaluará tu pro actividad y debes abreviar el tiempo para planteárselo porque es apremiante resolverlo y porque generalmente no cuenta con mucho tiempo, así que te sugiero que le comentes lo ocurrido de manera muy concreta y le muestres tu documento mediante una presentación en power point. Es muy probable que te solicite información adicional por lo que deberás estar preparado con gráficos o estadísticas que apoyen lo que le presentes o bien solicite información de las áreas involucradas y en tal caso podrás proporcionarle los documentos que dichas áreas te han reportado.

Ahora si estás preparado para afrontar una urgencia, resolverla e incluso proponer su solución a largo plazo!!!

Mucha suerte en la tarea y no olvides compartirnos tu experiencia.

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