¿Cómo te organizas? ¿Eres eficiente? Para saberlo, puedes resolver el siguiente Test:

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¿Estas en posibilidad de encontrar en tu PC, en menos de 5 minutos, un informe importante elaborado al menos 2 años atrás?

¿Sabes en qué carpeta y subcarpeta de tu archivero se encuentra un antecedente de un pedido o factura de hace 6 meses?

¿Puedes sorprender a tu jefe directo encontrando esa presentación de la junta anual de la compañía?

¿Tienes la impresión de que en tu ausencia tus subalternos no estarán perdidos buscando un contra recibo?

Y con respecto al uso del espacio físico ¿Te permite realizar tu labor sin contratiempos porque los pasillos están libres de cosas?

¿En tu bodega cuentas con cajas clasificadas por lo que tienes certeza de cual es su contenido?

¿Encuentras el tiempo necesario para poner orden en tu escritorio de la oficina, en las carpetas de tu PC o en tu lugar de trabajo?

¿Nunca te ha sucedido que te encuentras con los documentos que buscabas hace 2 semanas pero no los que necesitas hoy?

Tus respuestas fueron afirmativas? Felicidades!!! Pero si no es así aqui van algunas recomendaciones claves para lograrlo.

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  1. Clasifica todo por fecha y posteriormente por tema o por orden alfabético, que es lo más conveniente ya que priorizas en función del tiempo y dentro del día semana o año puedes a su vez subclasificarlo. Posteriormente valora almacenar elementos que tienen más de 5 años para que al mismo tiempo puedas depurarlo; con lo que dispondrás de más espacio para los proyectos actuales.
  2. Destina un espacio dentro de tu lugar de trabajo para almacenar documentos o bien prototipos de productos o catálogos de campañas publicitarias en las que hubieses participado, etc. Todo aquello que pueda serte útil en el futuro después compra un archivero, cajas con opción a clasificación en su cubierta, bien repisas, vitrinas, etc. todo lo que pueda serte útil para almacenar de acuerdo a tus necesidades y destina un espacio para cada uno.
  3. En Excel elabora una tabla que contenga las siguientes columnas:
    1. Fecha de elaboración o de entrega
    2. Nombre del documento (ejemplo Facturas de …, Reporte de …., Producto …., Prototipo …., etc.)
    3. Referencias o comentarios sobre el documento o de lo que estés clasificando (ejemplo se generaron 3 reportes uno ejecutivo en formato de presentación entregado a la junta directiva, otro con el contenido estadístico-financiero para los socios y accionistas como reporte; así como otra versión con contenido técnico que fue entregado para su retroalimentación y mejoras al jefe de producción).
    4. Genera otro documento que contenga nombre y/o ubicación de archivero, cajón, carpeta, subcarpeta, etc., en donde lo colocaste. El cual deberás guardarlo en el escritorio de tu PC para q esté siempre disponible; es importante tener presente que se requiere actualízalo cada semana, puedes imprimirlo y colocarlo en una carpeta de argollas en la que adicionarás hojas con la última información más reciente. Es importante que esta versión impresa se encuentre al alcance de todo el personal administrativo.

Si pese a tus esfuerzos sabes que no eres una persona con cualidades para poner orden, porque siempre estas pensando en las mejores estrategias para tu negocio o eres un creativo al que le cuesta mucho trabajo llevar el orden necesario para encontrar documentos que necesitas en pocos minutos; entonces será necesario que evalués la posibilidad de contratar a un outsorcing para lograrlo o bien delegar esa tarea en exclusivo a una persona de tu estaff. Otra opción igualmente útil es la de apoyarte en aglún software que te hace esa tarea más fácil o bien realizar el soporte registrando con audio las fechas y lugar en donde almacenaste alguna información importante.

Ojalá te sean de utilidad estas sugerencias, si nos quieres compartir tus tips al respecto son bienvenidos!!!!

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